PENYUSUNAN PERSONALIA SDM

24. PENYUSUNAN PERSONALIA SDM

Proses penyusunan personalia

Proses Penyusunan Personalia
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.
Proses penyusunan personalia terdiri atas :
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Penarikan tenaga kerja
3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan orientasi organisasi
5. Latihan dan pengembangan karyawan
6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier.

Perencanaan sumber daya manusia

Proses perencanaan SDM
Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.
Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.
Prosedur perencanaan SDM
Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
Menetapkan beberapa alternative.
Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

Penarikan dan seleksi karyawan

Penarikan adalah proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan yang mampuuntuk melamar sebagai karyawan

Kendala-kendala penarikan:
- Kebijaksanaan organisasional
berupaya mencapai keseragamaan, manfaat hubungan masyarakat, ekonomis dan sasaran lain yang tidak berhubungan dengan penarikan. Seperti : Kebijaksanaan promosi, kebijaksanaan kompensasi, kebijaksanaan status karyawan, kebijaksanaan penerimaan tenaga lokal.
Rencana-rencana Sumberdaya manusia
- Kondisi Pasar Tenaga Kerja : suatu wilayah geografis di mana kekuatan-kekuatan suplai (orang yg mencari kerja) berinteraksi dengan kekuatan-kekuatan permintaan (perusahaan yang sedang mencari karyawan) yang menentukan harga tenaga kerja
- Kondisi lingkungan eksternal : tingkat pengangguran, hukum perburuhan, perekonomian, proyeksi angkatan kerja oleh Depnaker, kegiatan penarikan para pesaing.
-Persyaratan jabatan
- kebiasaan penarikan

Saluran-saluran Penarikan:
1. Walk-ins : pelamar datang sendiri ke perusahaan kemudian mengisi blangko
lamaran.
2. Rekomendasi dari karyawan
3. Pengiklanan : want ad dan blind ad. Want ad : menguraikan pekerjaan dan benefits mengidentifikasikan perusahaan dan memberitahukan bagaimana cara untuk melamar. Blind ad : want ad yang tidak menyebutkan perusahaan hanya PO BOX.
4. Agen penempatan tenaga kerja
5. Lembaga pendidikan
6. Organisasi karyawan
7. leasing
8.Nepotisme
9. Asosiasi profesional seperti KADIN, ISEI, IDI dll
10. Operasi militer : pensiunan militer – pilot, mekanik, satpam dll
11. Open House : orang diundang ke perusahaan untuk melihat fasilitas perusahaan dan diharapkan tertarik bekerja di perusahaan tersebut, berguna untuk menarik karyawan dengan ketrampilan yang langka atau sumber suplainya terbatas

Isi Blangko Lamaran Pekerjaan:
1. Data pribadi
2. Pendidikan dan ketrampilan
3. Pengalaman kerja
4. Status pekerjaan
5. Keanggotaan Organisasi, penghargaan dan hobi
6. Referensi
7. Tanda tangan

Proses seleksi

Adalah : serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak, dan merupakan kunci sukses manajemen personalia karena merupakan pusat manajemen personalia.

Masukan penting bagi proses seleksi:
1. Informasi analisis jabatan : memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan
standar prestasi yang disyaratkan setiap jabatan.
2. Rencana-rencana sumberdaya manusia : memberitahukan kepada manajer
personalia bahwa ada lowongan pekerjaan,
3. Penarikan

Tantangan yang menjadi kendala proses seleksi:
1. Tantangan suplai
2. Tantangan Ethis
3. Tantangan organisasional

Langkah dalam proses seleksi:
1. Penerimaan pendahuluan
2. Tes-tes penerimaan : Tes psikologis (mengukur kepribadian, temperamen, bakat,minat, kecerdasan dan keinginan berprestasi dengan bentuk : tes kecerdasan, tes kepribadian, test bakat, tes minat, tes prestasi), Tes-tes pengetahuan dan Performance test
3. Wawancara seleksi : percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk
mengevaluasikan hal dapat diterimanya atau tidak seorang pelamar.
4. Pemeriksaan referensi
5. Evaluasi medis
6. Wawancara atasan langsung
7. Keputusan penerimaan

Latihan dan pengembangan karyawan

Pelatihan merupakan salah satu bentuk kegiatan yang dilakukan dalam usaha mengembangkan karyawan, bentuk usaha lainnya dalam pengembangan karyawan ini adalah pendidikan. Kedua bentuk usaha pengembangan karyawan ini digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan umum bagi karyawan. Ada beberapa ahli yang membedakan pengertian pelatihan dan pendidikan, diantaranya adalah Drs. Heidjrachman dan Drs. Suad Husnan, MBA yang mengemukakan pendapatnya sebagai berikut : “Pelatihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan kerja seseorang dalam kaitannya dengan aktivitas ekonomi, latihan membantu karyawan dalam memahami suatu pengetahuan praktis dan penerapannya guna meningkatkan keterampilan, kecakapan dan sikap yang diperlukan oleh organisasi dalam usaha mencapai tujuannya. Sedangkan pendidikanialah suatu kegiatan untuk meningkatkan pengetahuan umum seseorang termasuk didalamnya peningkatan penguasaan teori dan keterampilan memutuskan persoalan-persoalan yang menyangkut kegiatan mencapai tujuan”. (1 ; hal 77).

Demikian pula halnya dengan pendapat dari Drs. M. Manullang yang mengemukakan pendapat sebagai berikut :

“Latihan dan pendidikan sesungguhnya tidak sama walaupun banyak persamaannya. Keduanya berhubungan dengan pemberian bantuan kepada pegawai, agar pegawai tersebut dapat berkembang ke tingkat kecerdasan, pengetahuan dan kemampuan yang lebih tinggi. Pendidikan sifatnya lebih teoritis dari pada praktis, latihan lebih bersifat penerapan segera dari pada pengetahuan dan keahlian, jadi lebih bersifat praktis”. (2 ; hal 83). Disamping itu ada pula beberapa sarjana yang tidak membedakan kedua bentuk pengembangan karyawan tersebut, Edwin B. Flippo menggunakan istilah “Pengembangan” untuk mengartikan kedua bentuk usaha peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan itu, sedangkan Otto dan Gloser memakai istilah “Latihan (Training)” dimana di dalamnya sudah termasuk pengertian pendidikan (1 ; hal 77). Pendapat Andrew E Sikula dalam bukunya Personel Administration and human Resources Management, mendefinisikan pelatihan sebagai bagian dari pendidikan. Pelatihan bersifat spesifik, praktis dan segera. Sfesifik berarti bahwa pelatihan berhubungan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Praktis dan segera berarti yang sudah dilatihkan dapat dipraktikan. Umumnya pelatihan dimaksudkan untuk memperrbaiki penguasaan berbagai keterampilan kerja dalam waktu yang relatif singkat (pendek). Suatu pelatihan berupaya menyiapkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan yang dihadapi. Berdasarkan kepada pengertian-pengertian di atas tentang pelatihan yang diberikan oleh beberapa ahli, maka penulis menyimpulkan bahwa pelatihan merupakan salah satu bentuk usaha untuk mengembangkan para karyawan dengan meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan sekarang serta untuk mempersiapkan dirinya berhubung akan ditransfer atau dipromosikan pada jabatan yang lain.Pengembangan Karyawan (Drs. Sadili Samsudin, MM, M.Pd) adalah penyiapan manusia atau karyawan untuk memikul tanggung jawab lebih tinggi dalam organisasi atau perusahaan. Pengembangan karyawan berhubungan erat dengan peningkatan kemampuan intelektual yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan yang lebih baik. Pengembangan karyawan berpijak kepada fakta bahwa setiap tenaga kerja membutuhkan pengetahuan, keahlian dan keterampilan yang lebih baik. Pengembangan lebih fokus kepada kebutuhan jangka panjang, dan membantu para karyawan dalam mempersiapkan diri dalam menghadapi perubahan pekerjaan atau jabatan yang diakibatkan oleh adanya teknologi baru atau pasar produk baru.

Sumber :

http://ufhamonoschope.wordpress.com/2009/11/19/manajemen-umum-organisasi-wewenang-delegasi-dan-penyusunan-personalia-organisasi/

http://yudhim.blogspot.com/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusia-psdm.html

http://sulmaidi-ua.blogspot.com/2010/07/penarikan-sumberdaya-manusia-dan-proses.html

http://toniesto.blogspot.com/2012/01/latihan-dan-pengembangan-karyawan.html