Okva_Dyva: GAMBARAN UMUM PERENCANAAN

03. GAMBARAN UMUM PERENCANAAN

Proses Perencanaan

Pengertian Perencanaan

Pengertian Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

Beberapa ahli lain merumuskan perencanaan sebagai mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang. Definisi lain dari perencanaan adalah pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi.

Menurut Wilson, Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

. Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini

. Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

. Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

. Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Rencana Operasional

Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional

3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.

4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

Rencana Strategi

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).

Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 ).

Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).

Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan merubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan.

Faktor Waktu dan Perencanaan

Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen. Rencana jangka pendek, menengah dan panjang.

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.

Penetapan Tujuan

Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

· Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan

· Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya

2 unsur penting tujuan adalah :

1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana

2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

Fungsi Tujuan

Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi

· Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

· Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

· Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

· Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

· Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Managemen By Objective (MBO)

MANAGEMEN BY OBJECTIVE (MBO) oleh Peter Drucker :

Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.

MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :

1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer

2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi

3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif

4. Didorong adanya peserta dari bawahan

Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah :

Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan

Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur

Kekuatan Dan Kelemahan MBO

Kebaikan-kebaikan program MBO :

· Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka

· Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran

· Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan

· Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi

· Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu

Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :

Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja

Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

· Gaya dan dukungan manajemen

· Penyesuaian dan perubagan MBO

· Keterampilan- Keterampilan antar pribadi

· Deskripsi jabatan

· Penetapan dan pengorganisasian tujuan

· Pengawasan metoda pencapaian tujuan

· Konflik anatara kreativitas dan MBO

Pembuatan Keputusan

Tipe-Tipe Keputusan

Tipe-tipe keputusan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:

Keputusan-keputusan yang di program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan berulang-ulang.
Keputusan-keputusan yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.
Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya untuk masa depan atau masa yang akan datang.

3 macam keputusan-keputusan kepastian, resiko dan ketidak pastian.

a) Dalam kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapat mengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akan datang sebab tersedia informasi yang akurat, terpecaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.

b) Dalam kondisi resiko/risk, bahwa manajer mengetahui besarnya probabilitas kemungkinan hasil ,tetapi informasi yang lengkap tidak tersedia.

c) Kondisi ke tidak pastian (uncertainty),bahwa manajer tidak dapat mengetahui probabilitas dan tidak mengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritis dan yang paling menarik.keputusan dapat diambil dengan menggunakan metode kuantitatif(perhitungan statistik) untuk mengantisipasidan memperkirakannya .

Proses Pembuatan Keputusan

Proses pembuatan keputusan yang efektif:

Pemahaman dan perumusan masalah,bahwa setiap keputusan harus dapt dipahami dengan perumusan masalah yang tepat dan akurat.
Pengumpulan dan analisa yang relevan,bahwa setiap pengumpulan keputusan harus mempunyai analisa yang relevan dan nyata dalam pengambilan keputusan.
Pengembangan alternatif-alternatif ,bahwa setiap pengembangan keputusan-keputusan dalam perumusan dan pengumpulan data harus dikembangkan secara alternatif-alternatif suatu keputusan.
Evaluasi alternatif-alternatif,bahwa setiap mengevaluasi suatu keputusan harus dengan komposisi,data yamg lemgkap dan seimbang.
Pemilihan alternatif terbaik,bahwa setiap pemilihan suatu keputusan harus dengan konsep-konsep data alternatif yang terbaik.
Implementasi keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai perlengkapan yang matang dalam mengambil suatu keputusan.
Evaluasi hasil-hasil keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai hasil-hasil yang akurat ,analisa yang tepat.yang nantinya dapat di evaluasi dan di kembangkan kembali sehingga menjadi hasil yang memuaskan.

Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

Konsep peran serta dalam pengambilan keputusan mula-mula diperkenalkan oleh French et al.(1960), ketika mengatakan bahwa peran serta menujukan suatu proses antara dua atau lebih pihak yang mempengaruhi satu terhadap yang lainnya dalam membuat rencana, kebijakan, dan keputusan. Peran serta bawahan dalam mengambil keputusan sesungguhnya lahir dari desakan kebutuhan psikologis yang mendasar pada setiap individu.

Keinginan untuk berperan serta menurut Archbold (1976) didorongkan oleh kebutuhan akan hasrat akan kekuasaan, ingin memperoleh pengakuan, dan hasrat untuk bergantung pada orang lain, tetapi juga sebaliknya tempat orang bergantung. Pentingnya peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan juga diakui oleh Alutto dan Belasco (1972), karena dengan demikian ada jaminan bahwa pemeran serta(karyawan) tetap mempunyai kontrol atas keputusan-keputusan yang diambil. Apabila pemeran serta tidak dapat mengontrolnya, maka organisasi akan mengalami kerugian, sama dengan tidak ada peran serta sama sekali.

Para menejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan para bawahannya, keterlibatan ini dapat formal seperti pengguanaan kelompok dalam pembuatan keputusan; atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan.

Bantuan para bawahan dapat terjadi pada setiap tahap proses pembuatan keputusan. Bermacam-macam bentuk peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan telah diperkenalkan oleh sejumlah penulis. Seprti Cotton et al. (1988) yang mencoba mengadakan penelitian terhadap berbagai karya tulis tersebut dengan mengumpulkan lebih dari 400 artikel tentang peran serta dalam pengambilan keputusan. Dimana setiap artikel itu diklasifikasikan ke dalam lima sifat peran serta, yaitu ; formal-tidak formal, langsung-tidak langsung, tingkat pengaruhnya isi dari keputusan, dan jangka waktunya singkat atau lama. Dari lima sifat peran serta itu dengan memperhatikan berbagai bentuk peran serta yang tersedia dalam kepustakaan, dirumuskanlah enam kombinasi bentuk peran serta, yaitu:

(1) Peran serta pengambilan keputusan dalam bidang tugas,

(2) Peran serta konsultatif,

(3) Peran serta jangka pendek,

(4) peran serta informal,

(5) Hak milik karyawan,

(6) Peran serta perwakilan.

SUMBER :

http://dokter-kota.blogspot.com/2012/08/pengertian-perencanaan.html

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/empat-tahap-dasar-perencanaan.html

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/rencana-operasional.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_strategis

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/faktor-waktu-dan-perencanaan.html