19. KOORDINASI TERHADAP
DIRI SENDIRI
Kebutuhan akan
koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam melakukan koordinasi lihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung j die awabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
- Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdeKebutuhan akan koordinasi
pendence)pendence)
Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
- Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)
Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.
- Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkanseperti terlihat pada diagram berikut ini.
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
1. Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
1. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
1. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
1. Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
- Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
- Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
- Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam melakukan koordinasi lihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung j die awabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
- Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdeKebutuhan akan koordinasi
pendence)pendence)
Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
- Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)
Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.
- Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkanseperti terlihat pada diagram berikut ini.
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
1. Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
1. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
1. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
1. Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
- Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
- Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
- Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Masalah-masalah
pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe
perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan
departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W.
Lorch adalah:
ü Perbedaan Dalam Orientasi Terhadap Tujuan Tertentu
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan
mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang
baik.
ü Perbedaan Dalam Organisasi Waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan
segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan
lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
ü Perbedaan Dalam Orientasi Antar Pribadi
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat
agar prosesnya lancar,sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat
lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain.
ü Perbedaan Dalam Formalitas Struktur
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan
standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan
untuk balas jasa bagi karyawan.
Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga
pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu;
Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme
teknik-teknik manjemen dasar : Hirarki Manajerial, Rencana Dan Tujuan Sebagai
Pengarah Umum Kegiatan-Kegitan Serta Aturan-Aturan dan prosedur-prosuder.
Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari
teknik-teknik tersebut.
v Mekanisme Manajerial
Rantai perintah,aliran informasi dan kerja,wewenang formal,hubungan
tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila
dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
v Aturan Dan Prosedur
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani
kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien
untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
v Rencana Dan Penepatan
Tujuan
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah
seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.ini diperlukan
bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang
dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.
Kontak lansung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas
dan efisien kerja.
1.
Peranan
Penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya
saluran komunikasi.
2.
Panitnya dan
satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang
dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masakah-masalah khusus.
3.
Pengintegrasian
peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan
bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang
tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
4.
Peranan
penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui peremusan anggaran oleh satuan-satuan
yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi
pengintegrasian yang dijelaskan pada di atas secara efektif mengoordinasikan
tugas tertentu.
5.
Organisasi
matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian
proyek-proyek yang kompleks.
Pendekatan-pendekatan
untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung
tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan
untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
Teknik-Teknik
Manajemen Dasar
Untuk mencapai
koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3.Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Cara
mengadakan Koordinasi :
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan yang tepat haru sdiambil untuk menciptakan, menghasilkan koordinasi yang diharapkan.
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan yang tepat haru sdiambil untuk menciptakan, menghasilkan koordinasi yang diharapkan.
2. Mensosialisasikan tujuan kepada para anggota, agar tujuan tersebut berjalan secara
bersama, tidak sendiri-sendiri.
3. Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, dll.
4. Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
Coordination dan Cooperation :
- Koordinasi berhubungan dengan sinkronisasi, jumlah, waktu, arah dan mempunyai arti lebih luas daripada kooperasi.
- Kooperasi adalah tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan yang sama.
Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
Sifat-Sifat
Koordinasi
Menurut
Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:
1.
Koordinasi adalah dinamis bukan statis.
2.
Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer)
dalam rangka mencapai sasaran.
3.
Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Asas
koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut
jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan
jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini
bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.
Syarat-Syarat
Koordinasi
Menurut
Hasibuan (2007:88) terdapat 4 (empat) syarat koordinasi, yaitu:
1.
Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut
bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2.
Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara
bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
3.
Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.
4.
Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai,
umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.
Koordinasi
adalah suatu istilah yang mengandung pengertian koperasi (cooperation), sebab
tanpa adanya koperasi tidak mungkin dapat dilakukan. Mc. Farland
(Handayaningrat, 1985:90) mendefinisikan koperasi merupakan kehendak dari
individu-individu untuk menolong satu sama lain.
Namun
antara koordinasi dan koperasi berbeda. Menurut Handayaningrat (1985:90) pada
koperasi terdapat unsur kesukarelaan atau sifat suka rela (voluntary attitude)
dari orang-orang di dalam organisasi. Sedangkan koordinasi tidak terdapat unsur
kerjasama secara suka rela, tetapi bersifat kewajiban (compulsory).
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar